BELEGAUSTAUSCH IM FOKUS

Jährlich werden 1,2 Billionen Belege zwischen Unternehmen ausgetauscht.  

Nur durchschnittlich 15% davon gelangen automatisiert per EDI von einem ERP-System zum anderen.  

Doch warum ist das so? Die Antwort ist eindeutig: Der Austausch von Belegen erfordert immer noch einen erheblichen manuellen Aufwand sowie umfangreiche technische Integrationen, wenn zwei Unternehmen eine Kooperation als Handelspartner anstreben.  

Im Falle des Austausches von Bestellungen, die eine präzise Verarbeitung im System erfordern, stehen die IT-Abteilungen beider Unternehmen vor umfangreichen Aufgaben:

Eine Abstimmung über das Format für die Übermittlung der Bestelldaten ist erforderlich.
Die Daten müssen innerhalb dieses Formats korrekt zugeordnet werden.
Durch die gegebene Fehleranfälligkeit des Systems sind manuelle Eingriffe durch Fachpersonal zur Korrektur unerlässlich.

Angesichts dieser Herausforderungen könnte die Implementierung alternativer Technologien zur weiteren Automatisierung in Betracht gezogen werden. Allerdings stößt dieser Ansatz häufig auf Hindernisse, wie eine bereits ausgelastete IT-Abteilung und andere priorisierte Softwareprojekte. Diese Priorisierung führt zu einem Mangel an verfügbaren Ressourcen für den Aufbau zusätzlicher EDI-Verbindungen, da sich solche Projekte als besonders zeitintensiv erweisen, insbesondere in Szenarien, in denen eine hohe Datenvarianz besteht.

Genau das ist Intelligent Data Interchange (IDI). 

„OCR, RPA oder EDI – wir haben schon Lösungen, um unsere Belege automatisiert zu verarbeiten.“  

In der Geschäftswelt setzen zahlreiche Unternehmen bereits auf Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), RPA (Robotic Process Automation) und EDI (Electronic Data Interchange), um den Austausch von Belegen zu verbessern. Diese Lösungen können zwar zu einem gewissen Grad die Effizienz und Produktivität im Bereich des Belegaustausch steigern, doch stoßen sie unweigerlich an ihre individuellen Grenzen. Damit stellen entsprechende Lösungen lediglich steinzeitliche Zwischenlösungen auf dem Weg zur vollständigen Automatisierung dar. 

Mit OCR basierten Systemen können Daten gut identifiziert und extrahiert werden, jedoch ist für eine adäquate Zuordnung der Daten zum vorgesehenen Integrationssystem häufig eine zusätzliche manuelle Anpassung erforderlich und es erfolgt keine automatische Rückmeldung bezüglich der Datenqualität oder des Vorhandenseins aller notwendigen Informationen. 

RPA basierte Technologien übernehmen durch „Bots“ routinemäßige, regelbasierte Aufgaben, jedoch stehen zahlreiche ERP-Anbieter der Verwendung von RPA-Technologien skeptisch gegenüber und passen ihre Formulare dynamisch an, was die adäquate Verarbeitung der Ergebnisse erschwert. 

EDI basierte Systeme ermöglichen den Austausch von Dokumenten in einem standardisierten elektronischen Format, allerdings können hohe Investitionen und Herausforderungen bei der Standardisierung die Skalierbarkeit einschränken. 

In Anbetracht dieser Aspekte ist es entscheidend, dass Unternehmen eine langfristige Strategie für die Automatisierung des Belegaustauschs entwickeln, die über die temporären Lösungen hinausgeht und eine nachhaltige Effizienzsteigerung ermöglicht.  

Eine wirklich intelligente und skalierbare Lösung zeichnet sich dadurch aus, dass sie nicht nur vorhandene Daten identifiziert, sondern auch Datenlücken erkennt und diese automatisch mit der korrekten Information ergänzt. Sie stützt sich nicht länger ausschließlich auf die Synchronität der Stammdaten, sondern passt sich flexibel an einen gewissen Grad an Individualität seitens der Nutzerparteien an.  

Genau das ist Intelligent Data Interchange (IDI). 

Systeme im Bereich des Intelligent Data Interchange (IDI) bieten innovative Lösungsansätze für traditionelle Herausforderungen. 

Intelligent Data Interchange (IDI) bezeichnet einen Datenaustausch, bei der maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz eine tragende Rolle spielen. So ist es durch entsprechende etablierte Mechanismen möglich, weitestgehend autonom und selbstlernend Datenbarrieren zu überwinden.  

 Wie sieht die Nutzung von Intelligent Data Interchange konkret aus? 

 Unsere Cloud-Lösung dara® nutzt intelligenten Datenaustausch und…

…sorgt damit für einen Automatisierungsgrad von bis zu 99 % in der Belegverarbeitung.
… identifiziert proaktiv entscheidende Momente für menschliche Eingriffe, liefert Vorschlagswerte und lernt kontinuierlich hinzu.
…kontextualisiert Informationen und kann sie so richtig zuordnen.
…identifiziert, korrigiert und reichert eigenständig vorhandenen Daten an und schließt so Datenlücken mittels hoher Datenqualität.
…sorgt für ein einfaches und schnelles Onboarding neuer Geschäftspartner sowie die effiziente Verwaltung bestehender Geschäftsbeziehungen.  
…ist nicht länger ausschließlich auf die Synchronität der Stammdaten angewiesen, sondern adaptiert sich an ein gewisses Maß an Individualität, das von den Nutzerparteien eingebracht wird.
…trägt durch den hohen Automatisierungsgrad zu Zeit- und Ressourcenersparnis bei. 

Der generierte Mehrwert stellt für Unternehmen eine enorme Bereicherung dar, denn…

…überlastete IT-Abteilungen sind häufig der Grund, dass Neugeschäfte und damit neue Schnittstellen nicht schnell genug realisiert werden können.
… IT-Teams sind nicht länger mit langwierigen Anbindungsprozessen von Geschäftspartnern belastet. Stattdessen können sie ihre Ressourcen auf produktivere und zukunftsweisende Projekte konzentrieren, wodurch sie von einem Bottleneck zu einem treibenden Faktor für die Skalierung des Unternehmens werden.
…kompakte und zuverlässige Datenformate tragen nicht nur zur ökologischen Nachhaltigkeit bei, sondern verbessern auch die Nachvollziehbarkeit und sorgen für eine umfassende Transparenz innerhalb der Lieferkette. Dies gewinnt insbesondere im Hinblick auf gesetzlich vorgeschriebene Audits zunehmend an Bedeutung.
…damit wird für eine erhebliche Steigerung der Skalierfähigkeit in Unternehmen durch mühelose Anpassung an das Unternehmenswachstum und die sich verändernden Geschäftsanforderungen möglich. 

Gemeinsam zur Automatisierung: Wie eine Community den Belegtransfer verändern kann.

In der aktuellen Geschäftswelt agiert jedes Unternehmen bei der Anbindung neuer Geschäftspartner als Einzelkämpfer. Eine effektive Zusammenarbeit erfordert jedoch eine umfassende Klärung der individuellen Eigenheiten und Besonderheiten jeder Partei. Dies beinhaltet eine sorgfältige Abstimmung darüber, in welchem Format Bestelldaten übermittelt werden sollen, gefolgt von einem präzisen Mapping der Daten innerhalb dieses Formats. Stellen Sie sich jedoch vor, dieser gesamte Prozess wäre obsolet – ein Szenario, in dem die Anbindung von Geschäftspartnern mühelos und ohne den bisherigen Aufwand erfolgen könnte. 

Intelligent Data Interchange-Systeme stellen in diesem Kontext eine optimale Lösung dar, indem sie Unternehmen als fundierte Wissensbasis dienen können, denn…

… das System ist in der Lage, durch die Interaktion mit Netzwerkteilnehmern kontinuierlich zu lernen und sich die spezifischen Charakteristika einzelner Partner anzueignen.
… sobald ein neuer Teilnehmer dem Netzwerk beitritt, der denselben Partner bereits als Kunden hat, entfällt die Notwendigkeit einer erneuten Einarbeitung, da das System mit den spezifischen Anforderungen dieses Partners bereits vertraut ist. 

Durch diesen Effekt profitiert die gesamte Community kollektiv von entsprechenden Lernprozessen und der gesamten Gemeinschaft.

Austausch gefällig? 

Jetzt Teil unserer diesjährigen IDI-Konferenz werden: https://www.eventbrite.de/e/idi-conference-tickets-795943096227

Oder werdet Teil unserer IDI-Community auf LinkedIn:  https://www.linkedin.com/groups/12895906/ 

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