Der Realitäts-Check

Auch mit der Implementierung von EDI werden heute in Unternehmen lediglich 5% aller Belege vollautomatisch verarbeitet. 95% müssen an der ein oder anderen Stelle händisch in ERP-Systemen nachbearbeitet werden. Durchschnittlich kostet das pro Beleg 15 Minuten Zeit. Jährlich werden 1,2 Billionen Belege zwischen Unternehmen ausgetauscht und somit fallen in diesem Zeitraum bei Sachbearbeitern knapp 300 Milliarden Arbeitsstunden an.

Die Implementierung von EDI-Projekten kann zeitaufwändig und kostenintensiv sein. Oft dauern sie Monate oder sogar Jahre und führen lediglich zu einer einzelnen bilateralen Schnittstelle, statt für echte Vernetzung zu sorgen. Insbesondere für kleinere Unternehmen, die möglicherweise nicht über die Ressourcen oder das Fachwissen verfügen, um EDI-Schnittstellen einzurichten und zu warten, ist das eine Herausforderung. Und große Unternehmen binden aus Kostengründen oft nur ihre wichtigsten Partner an. Das Potenzial, das in den Integrationen steckt, kann deshalb meist nur zu einem Bruchteil genutzt werden und jede Änderung auf der Gegenseite führt meist zu überraschenden Änderungen.

Obwohl es standardisierte EDI-Formate gibt, sind alle Versuche, diese Standards auf die breite Masse der Anwender zu übertragen, bisher gescheitert. Viele Unternehmen nutzen daher immer noch eigene proprietäre EDI-Systeme oder arbeiten mit Formaten und Schnittstellen, die sehr flexibel in der individuellen Auslegung sind. Das kann zwar eine kurzfristige Lösung sein, erschwert jedoch den nachhaltigen Einsatz. Denn es bedingt wiederum umfangreiche technische Anbindungen, Transformationen und den Einsatz teurer Tools und erschwert die Interoperabilität zwischen verschiedenen Geschäftspartnern.

EDI ist am effektivsten, wenn es sich um wiederkehrende Geschäftsprozesse handelt, bei denen Dokumente in vordefinierten Formaten ausgetauscht werden. Schwierig wird es, wenn komplexe, unstrukturierte oder sich häufig ändernde Daten verarbeitet werden sollen. Oft resultieren auch Prozesslücken und/oder das einseitige Interesse der beteiligten Parteien in einer schlechten Datenqualität oder in unvollständigen Daten. Dies birgt wiederum weitere prozessbedingte Herausforderungen.

Zudem unterstützen ERP-Systeme den Benutzer an der Schnittstelle zwischen den Systemen und bezogen auf Belegdaten nur wenig und durch schwer bedienbare Oberflächen. Das gezielte Verbessern von Daten, Abfragen von Datenlücken oder Vergleichen von Belegdaten wird hier nicht in den Fokus genommen.

Als Sachbearbeiter tagtäglich wiederkehrende und monotone Tätigkeiten durchzuführen, ist nichts, was begeistert oder motiviert. Der Arbeitsplatz wird dadurch als wenig attraktiv wahrgenommen. Da es sich bei der Tätigkeit oft um die Behebung fehlerbehafteter Daten handelt, wird die Arbeitsumgebung primär als Problemlösungsumgebung betrachtet. Fehlen dann noch intuitive Benutzeroberflächen oder benutzerfreundliche Funktionen, ist es den Mitarbeitern einfach nicht möglich, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, da sie wertvolle Zeit mit dem Erlernen komplexer Programme verschwenden. Motivation und Spaß bei der Arbeit gehen leider verloren. Und damit gleichfalls jegliche Produktivität.

Qualifizierte Fachkräfte suchen nach modernen Unternehmen, die ihnen die Tools bieten, um ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Ein Unternehmen, das über keine zeitgemäße Softwareausstattung verfügt, hat einen klaren Nachteil bei der Anziehung und Bindung von Talenten.

Fehlerhafte und unterbrochene Lieferketten führen zu gesellschaftlichen Herausforderungen, welche in den aktuellen Krisenzeiten oder während der Corona-Situation deutlich zum Vorschein kamen. Um präventiv agieren zu können und die Lieferketten zu härten, müssen die Informationsflüsse zwischen den Unternehmen nicht nur verbessert, sondern umfangreich neu aufgebaut werden. Neben den üblichen Projektlaufzeiten von meist mehreren Monaten und den technischen Herausforderungen der notwendigen Schnittstellen kommt eine nicht zu bewältigende organisatorische Herausforderung auf die Unternehmen zu. Notwendige Informationen zu Verzögerungen und Lagerbeständen liegen nicht nur in einem, sondern in mehreren Systemen und nicht nur im eigenen Unternehmen, sondern auf teils mehrere Geschäftsbeziehungen entfernte Unternehmen verteilt, vor. Wo beginnt man da?

Vom Happy End sind wir derzeit also noch weit entfernt.

Aktuelle Lösungen auf dem Markt haben zwar verschiedene Ansätze, decken jedoch nicht alle Herausforderungen ab.

Summary

Intelligente Systeme werden die Arbeitswelt und Arbeitsplätze verändern. Plug-and-Play-Anbindungen werden langwierige Anbindungsprojekte ablösen, sodass Daten automatisiert und skalierend verarbeitet werden. Wer heute am Knotenpunkt der Datenvernetzung zwischen Unternehmen – also zwischen den ERP-Systemen von Kunden und Lieferanten – rechtzeitig ansetzt und intelligent automatisiert, hebt ein seit 50 Jahren verborgenes Potenzial. Die alles entscheidende Frage lautet nur noch: “Wann starte ich mit meinem Unternehmen in die Welt der Intelligenten Vernetzung?”.